5 herramientas para la comunicación empresarial en línea

Tu redactor está en la CDMX, tu equipo de mercadotecnia está en Guadalajara, tu personal de tecnología de información (TI) está en la India y tu, bueno, más o menos vives en el aeropuerto.

En el entorno empresarial actual, donde los empleados, contratistas, consultores y socios se extienden por todas las ubicaciones, es crucial contar con herramientas de colaboración y comunicaciones en línea.

Estas aumentan la productividad de los trabajadores y ahorran tiempo que generalmente se gasta en toneladas de reuniones.

Las siguientes cinco herramientas y servicios web están cambiando la forma en que trabajamos.

1) Gestión de proyectos y herramientas de colaboración.

Hay varios servicios web de suscripción populares para realizar el seguimiento de proyectos, publicar actualizaciones, asignar tareas, compartir archivos y administrar una fuerza de trabajo móvil.

Algunos de los más conocidos son Basecamp, @Task, WorkZone y ProjectSpaces.

Estas son algunas de las características más comunes de estas herramientas de colaboración y administración de proyectos en línea:

  • No hay requisitos para software especial, solo un navegador web y conexión a Internet
  • Permitir a los empleados, gerentes y ejecutivos realizar un seguimiento claro del progreso de los proyectos, ver cuáles se completan, están en marcha o atrasados.
  • Permitir que los administradores asignen fácilmente diferentes tareas a diferentes miembros del equipo para que los miembros del equipo informen sobre su progreso
  • Todos tienen acceso a un calendario grupal con fechas y plazos importantes.
  • Los miembros del equipo reciben alertas por correo electrónico o RSS (Really Simple Syndication) cuando se realizan cambios o comentarios sobre su proyecto
  • Los usuarios pueden compartir fácilmente documentos de cualquier tipo de archivo y colaborar en los cambios
  • Los gerentes y ejecutivos pueden imprimir informes sobre la productividad de los empleados, las tasas de finalización del proyecto a tiempo, etc.
  • Los empleados independientes y contratados pueden realizar un seguimiento de cuántas horas han trabajado en un proyecto determinado
  • Varios de estos programas permiten actualizar el estado del proyecto desde un dispositivo móvil como un PDA o teléfono celular habilitado para la Web
  • Algunos programas pueden conectarse a otros servicios web de administración empresarial populares como Oracle, SAP, PeopleSoft y Salesforce

2) Mensajería instantánea de clase empresarial

La mensajería instantánea en el lugar de trabajo puede ser una poderosa herramienta de colaboración. Más rápido que el correo electrónico, menos intrusivo que una llamada telefónica, es una excelente forma de hacer preguntas rápidas, compartir archivos y configurar voz instantánea, Internet o videoconferencias.

Los programas como AIM Pro y KonoLive llevan la mensajería instantánea más allá del simple chat: permiten compartir documentos, compartir escritorio, conferencias y mensajería segura y encriptada.

3) Conferencia Web y de Colaboración

Las empresas se especializan en soluciones de conferencia web, audioconferencia y videoconferencia con herramientas de colaboración integradas.

Las conferencias se alojan en un servidor de terceros y se pueden configurar de forma fácil e instantánea a través de una interfaz web.

4) VoIP y Comunicaciones Unificadas

Al integrar todos los tipos de comunicación (voz, correo electrónico, mensajería instantánea, fax y video) a través de una red de Protocolo de Internet (IP), es posible administrar todas tus comunicaciones desde un único espacio de trabajo web.

Las empresas más pequeñas pueden usar un sistema simplificado como el de Skype.

Las organizaciones más grandes y complejas podrían emplear soluciones de VoIP y comunicaciones unificadas de compañías como Cisco o Avaya.

5) Redes sociales en el trabajo

Las empresas se están dando cuenta rápidamente del potencial de las redes sociales en línea para la colaboración, la comunicación y las redes internas y externas.

Una empresa puede crear una página o grupo en un sitio de redes sociales popular como Facebook o construir una red social independiente con un servicio como Ning.

[FUENTES: YouTube || Gestión de proyectos  ]

Y por último, para un negocio de estás características, te viene muy bien la emprende con las ofertas de oficinas virtuales o de coworking como las que ofrece Network Oficinas. De hecho, con una pequeña suma puedes contar con una verdadera oficina lista para usarse, recibir a tus clientes y trabajar con tus colaboradores.

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